Forsvarsforum
Å leke butikk
Kjøretøy forfaller samtidig som verkstedene skriker etter mer arbeid. Noe gikk galt da Forsvaret begynte å kjøpe og selge
varer til seg selv.
KAI NYGGARD OG ARNE FLAATEN (FOTO)
Horisontal samhandel
– Vi skal nok greie å oppdatere rakettutstyret i en hastighet på to per dag. Men etter mindre enn 20 raketter er vi sannsynligvis tomme for reservedeler. Vi skal jo ikke sitte på store lagre lenger. Horisontal samhandel (HS) ble startet i bredt omfang i Forsvaret i 2004. HS er en form for internt marked der ulike avdelinger i Forsvaret kjøper og selger tjenester til hverandre. Målet med ordningen er at Forsvarets avdelinger skal bli mer bevisste på hva de bruker penger på, og på den måten redusere forbruket og bruke pengene mer riktig. Men horisontal samhandel går ikke som planlagt. Samtidig som utstyret for rakettutskytning i lageret på Elvegårdsmoen forfaller, går en rakettekniker rundt i korridorene på Bjerkvik tekniske verksted like i nærheten. Han får lønn fra Forsvaret, men de som eier rakettene har ikke penger til å betale for vedlikeholdet. I stedet hjelper eksperten til med rydding og fakturering, samtidig som han omskolerer seg. Han er ikke den eneste som merker at forsvarsgrenene ikke er så gode kunder som de en gang var. Bunnen ramlet ut av markedet for det tekniske verkstedet etter innføringen av horisontal samhandel. Samhandelen betydde at Forsvarets logistikkorganisasjon (Flo), som eier verkstedene, ikke lenger fikk penger direkte fra Forsvaret sentralt. Nå skulle forsvarsgrenene få pengene og selv kjøpe tjenestene de trengte. Når en avdeling så hvor mye for eksempel drivstoff koster, skulle det oppfordre til ikke å kjøre med gasspedalen i bunn når det ikke var nødvendig. Brukeren skulle få regningen, et håndfast bevis på at forbruk ikke er gratis. Internhandelen har nå havnet under lupen i Forsvarsstaben.
Ikke oversikt
I våpenverkstedet i Bjerkvik sitter seks mann og spiser brødskiver.
– Ti kroner til den som ser et våpen, utbryter Knut Leikvam. Han kunne like gjerne lovet en million. Verkstedet er rensket for våpen. Tidligere stod syv mann her og jobbet året rundt. Nå hamrer bøssemakerne nye seter til en ombygd stridsvogn.
– Det begynner å nærme seg et år siden sist vi fikk inn et våpen fra Hærens styrker, forteller bøssemaker Bertil Eriksen. Heldigvis fins det andre avdelinger som har gitt bøssemakerne noen pauser fra stridsvognsetene, selv om storkunden har sviktet. Ansvaret for lageret i Bjerkvik ligger hos den tekniske avdelingen som tidligere het Forsyningslager Nord-Norge. Nå er avdelingen en del av Base Troms og Finmark i Flos produksjonsavdeling. – Det er ille at vi ikke har oversikt. For oss er situasjonen svært frustrerende, men vi har ikke midler til å skaffe status på materiellet. Major Svein-Kjetil Finstad, sjef for den tekniske avdelingen, anslår at mellom 70 og 90 prosent av det lagrede materiellet ikke holder tilfredsstillende stand. Fra lager må det rett til et verksted før bruk, for et mer omfattende ettersyn enn normalt. Ifølge Finstad er variasjonen for de ulike materielltypene stor, for eksempel er bortimot alle snøscooterne operative. 1. november blir den tekniske avdelingen lagt ned, og ansvaret ført over til en annen enhet i Base Troms og Finmark.
Nesten like ille i sør
Tilstanden for materiellet i Sør-Norge er nesten like ille som i nord, ifølge oberst Leif Otto Strand. Han er nestkommanderende i Flos produksjonsavdeling.
– En utenlandsoperasjon krever intensiv jobbing fra verkstedene for å sjekke og klargjøre. Han mener Flo likevel holder seg innenfor tidsfristene som blir satt, og at mobiliseringsavdelingene vil få materiellet innen reaksjonstiden. Strand synes ikke det er noen ønskesituasjon å ha så mye materiell i kø for vedlikehold, men forteller at det blir for dyrt å ha alt klart til enhver tid.
– Vi har hele tiden vært oppmerksomme på situasjonen og sett vedlikeholdsarbeidet som har hopet seg opp. Men vi har ikke hatt ressurser til å holde materiellet oppdatert. Dette har vært en strategi over lengre tid for åredusere ressursbruken til vedlikehold. Strand forteller at problemet med at verkstedsarbeidere har for lite å gjøre, er i ferd med å bli løst. En revidering av leveranseavtalen forplikter Hæren til å kjøpe flere vedlikeholdstimer av Flo. Verkstedene som hadde lite å gjøre i sommer, kan med andre ord vente seg mer arbeid utover høsten. Ifølge Strand vil den ekstra innsatsen ikke være nok til å fjerne vedlikeholdskøen, men det vil hjelpe på det aller mest nødvendige.
Smell for Hæren
At Hæren har lovet å kjøpe flere verkstedstimer utover høsten, redder ikke regnskapstallene i Troms landverksted avdeling Setermoen. Gapet mellom planlagte og faktiske inntekter hittil i år er stort, så stort at driftsleder og major Bjørn Skogsrud ikke har noe håp for at de greier å hente seg inn igjen. Siden mai har de ansatte hatt lite forsvarsmateriell å jobbe med.
– Vi har malt og pusset opp verkstedet for å slippe å bare sitte på ræva. Jeg har ikke sett frem til å gå på jobb, sier tekniker Glenn Thomassen. Ekstra ille er det når teknikerne vet at det i nærheten står kjøretøy som trenger vedlikehold. Men avdelingene som eier materiellet prioriterer ikke å bruke penger på sånt nå. Skogsrud tror konsekvensen blir en bølge av oppdrag i starten av neste år, på grunn av vinterøvelsen. – Da ender vi opp med å måtte leie inn ekstra personell og bruke overtid for å rekke over alt. Det er helt meningsløst at kapasiteten ikke er blitt brukt nå, sier Skogsrud.
– HS står ikke særlig høyt i kurs hos oss, forteller tekniker Halvor Eggen på sambandsverkstedet.
– Sløsing å reparere
Det er ikke bare internhandelen som har skylda for at verkstedsarbeidernehar lite å gjøre, ifølge oberst Kurt Arne Gimre, sjef for styringsavdelingen i Hærstaben. Den økonomiske smellen Hæren fikk i 2004 har skapt en vanskelig situasjon for bataljonene. De har fått klar beskjed om å bruke mindre penger i år. Resultatet har blitt færre øvelser, mindre bruk av kjøretøy og våpen, og dermed færre oppdrag til Flo. På Setermoen har Panserbataljonen, som er verkstedets desidert største kunde, forskjøvet inntaket av vernepliktige fra august til januar. – Jeg synes ikke det er riktig å bruke millioner av kroner på å vedlikeholde materiell som ikke skal være med videre i ny struktur, sier Gimre. Hæren har redusert antallet bataljoner. Det har gitt overskudd av lastebiler, stridsvogner og beltevogner. Avhending er løsningen, og først nå nylig ble det klart hvilket materiell den nye Hæren trenger. En annen årsak til vedlikeholdskøen er ifølge obersten problemer med å holde orden under den kraftige omorganiseringen. Major Svein-Kjetil Finstad i Flo mener at å vente på ny, godkjent struktur ikke er noen god unnskyldning for situasjonen Forsvaret har kommet opp i.
– Også fremtidens forsvar skal ha materiell. Det måtte i det minste gått an å bli enige om å vedlikeholde noe av det lagrede utstyret til man ble enige om hvor mye som skulle beholdes.
– Mister kompetanse
Ifølge Knut Leikvam i Bjerkvik er et resultat av HS at markedskreftene har overtatt styringen.
– Vi har sluttet å tenke på at vi må beholde kompetanse på vegne av Forsvaret. Det har vi ikke råd til. Vi får ikke en krone for det. Denne uken mistet Leikvam tre av sine ansatte på elektronikkverkstedet. Bemanningen der har gått ned fra 37 til under 20. Han mener det er riktig at bemanningen skal ned, men ser det som uheldig at det skjer uten at noen har vurdert konsekvensene på et overordnet nivå.
– Det har bare blitt slik. Uten en klar strategi slår det for tilfeldig ut hvilken kompetanse vi mister. Leikvam håper raketteknikeren som har blitt satt til andre oppdrag ikke blir lei og finner seg en jobb utenfor Forsvaret. Da forsvinner viktig kunnskap ut døra.
Norges Handelshøyskole
Iver Bragelien ved Norges Handelshøyskole er ikke overrasket over at Forsvaret opplever problemer med internhandelen. Å skape interne markeder får ofte negative følger, mener førsteamanuensisen i økonomisk styring.
– I Voss fikk plutselig legene som opererte snorkere veldig høy lønn da helsevesenet innførte prissetting. Det er umulig å greie å se alle negative følger på forhånd, selv om jeg av og til blir overrasket over hva enkelte ikke greide å se før de satte i gang. Ifølge Bragelien er de negative tilfellene noe ledelsen må rydde opp i etter hvert som de dukker opp. Han understreker at internhandel krever mye av toppledelsen fordi det er et system som må ha gode rammer for å fungere. Dårlige rammer gir unødvendig mange konflikter. Han sammenlikner interne markeder med å lage fotballklubber i bedriften.
– De ansatte begynner å jobbe for sitt eget lag, noe som i utgangspunktet er positivt. Holdningsendringer og adferdsendringer lokalt kommer helheten til nytte. Faren oppstår der den lokale avdelingen vinner, men bedriften totalt sett taper, sier økonomen. Selv om mange negative tilfeller ved interne markeder kan lukes bort, vil det alltid være noen igjen, ifølge Bragelien. Den totale nytteverdien må være avgjørende for om systemet skal beholdes eller forkastes.
– Å innføre internhandel er kostbart. Men det er også kostbart å fortsette i samme spor som før. Endringer og utvikling er nødvendig. En bedrift må kunne tillate seg å eksperimentere, også store kommersielle aktører gjør det. Norsk Hydro forkastet et system for lønnsomhetsmål etter å ha forsøkt det i tre år, sier Bragelien.
Handel under lupen
I Forsvaret vil forsvarssjef Sverre Diesen endre den horisontale samhandelen.
– Systemet for HS og internfakturering skal forenkles, sier general Diesen. Forsvarssjefen forteller at en rapport fra konsulentselskapet KPMG konkluderer med at Forsvaret i dag praktiserer HS på en måte som er lite formålstjenlig i mange sammenhenger.
– Denne rapporten vil bli sett i sammenheng med en tilsvarende intern utredning som skal være ferdig medio oktober. Sluttresultatet vil bli en total overhaling av HS. Den nye HS skal etter planen settes i gang ved oppstarten av det nye regnskapsåret.
– Målet er å beholde og videreutvikle de positive sidene og endre de sidene som har fungert dårlig. I praksis vil dette innebære at vi i større grad kommer til å gå tilbake til budsjettfinansiering på lavere nivåer i organisasjonen, mens mer av samhandlingen mellom for eksempel Forsvarets logistikkorganisasjon og forsvarsgrenene blir tatt inn i rammeavtalene på nivå II, sier Diesen. Han er sikker på at alle og enhver vil merke endringer som følge av den økonomiske snuoperasjon Forsvaret nå har vært og fortsatt er inne i – forhåpentlig mest i form av tydelige forbedringer. Lederen for den interne revisjonsgruppa, kommandør Bjørge Aase, mener de negative tilfellene ikke nødvendigvis skyldes HS som mekanisme, men innføringstidspunktet kombinert med omfanget.
– Å innføre et slikt system fullt ut samtidig som Flo gjennomfører tidenes største omstilling, er nesten en umulig oppgave. Vi må ta ett skritt av gangen. HS er ikke et mål i seg selv, men et virkemiddel for å skape kostnadsbevissthet. Aase tror ikke det fins noen alternativer til HS for å synliggjøre kostnadene, så fremt systemet blir brukt på riktig måte.
– Gevinsten oppspist
Forsvarssjefens arbeidsgruppe skal sikre forbedret styring allerede fra 2006. Et av forholdene de skal se på er den ulike praksisen av HS i forsvarsgrenene. Hæren har som størstedelen av Forsvaret hatt full drift av HS fra 2004. På et overordnet nivå overfører Hæren penger til Flo for tjenester som ammunisjonsinvesteringer og ombygging av kjøretøy. På bataljonsnivå kjøper lederne tjenester som vedlikehold på materiell i daglig bruk og bekledning til soldatene.
– Vi har valgt å gjøre det slik for at brukerne skal se kostnadene. De skal for eksempel få se at å kjøre i røft terreng koster, sier Kurt Arne Gimre i Hærstaben. Luftforsvaret opplever HS som en
ren suksesshistorie, ifølge oberstløytnant Ketil Nøvik, prosessleder for HS i Luftforsvarsstaben. Luftforsvaret har ikke latt internhandelen gå ned til avdelingene, men stoppet den på et overordnet nivå. Nøvik mener det er her muligheten er størst for Luftforsvaret til å påvirke kostnadene i Flo. Han viser til fordelen ved sentrale innkjøp av komponenter og reservedeler. I tillegg mener han metoden øker evnen til å styre ressursene.
– Det indre markedet i Forsvaret er et kvasimarked, sier Nøvik. I fraværet av et reelt marked anser Luftforsvaret avtalen med Flo mer som et partnerskap, der en felles forståelse
for utfordringene blir vektlagt. Nøvik forteller at Luftforsvaret ønsker å gi Flo forutsigbarhet. De betaler Flo for faste kostnader selv om de skulle redusere aktiviteten. Luftforsvaret har eksperimentert litt med å gjennomføre HS på avdelingsnivå, men har endt opp med at det beste for Luftforsvaret er å lage en detaljert sentral avtale.
– Fakturaer og ekstra administrasjon spiser opp gevinsten med HS på avdelingsnivå. I tillegg mister vi muligheten til å endre ressursbruken på tvers av systemene.
15 millioner spart
Hos Sjøforsvaret i Bergen er det flere som fnyser på nesen av praksisen i Luftforsvaret. Kritiske røster mener de mister mye av poenget med HS fordi kostnadene ikke blir synliggjort hos brukerne.
– Gratisløsninger avler sløsing. Orlogskaptein Rune Fromreide legger hånden på lommeboka.
– Er det du selv som får regninga, tenker du deg om to ganger. Det er ikke rart mye går galt når hele Forsvaret skal starte med HS uten at grunnlaget er til stede, mener virksomhetscontrolleren i Kysteskadren. Han er sjefens rådgiver innen økonomispørsmål. Å gå sakte frem, skape evolusjon fremfor revolusjon og holde god dialog mellom partene, er hans oppskrift til god internhandel.
– Vi har hatt en rekke groteske eksempler hos oss også. Men vi har gitt folk en sjanse til å rydde opp i problemene. Sjøforsvaret begynte så smått med HS i 1994, men mener de ennå ikke er helt i mål. Mindre fleksibilitet er en av ulempene med HS, ifølge løytnant Magne Akeberg, maskinmester på KNM Alta. Minesveiperen står inne i tørrdokken på Haakonsvern og får reparert et havarert gir. Tidligere var det ikke noe problem å ta andre reparasjoner i samme slengen. Nå krever hvert oppdrag en arbeidsordre. Papirmengden har økt.
– Det er mer fokus på kostnader med HS. Prisen på arbeidet skal være synlig. 15 millioner kroner spart bare i drivstoffutgifter et av de første årene er eksempelet Sjøforsvaret liker å trekke
frem som bevis på at HS fungerer. Både bedre innkjøpsordninger og lavere forbruk var forklaringen. Hvor mye det har kostet å innføre internhandelen i Sjøforsvaret, har de ikke regnet på. – Men vi er overbevist om at vårt budsjett måtte vært mye større dersom vi ikke hadde hatt HS til å skape kostnadsbevisste offiserer, mener Fromreide.
Må ha en pådriver
Heller ikke på Setermoen eller i Bjerkvik har lederne problemer med å se positive sider ved internhandelen. Bjørn Skogsrud forteller at utgiftene er gått mye ned, blant annet innen reise, kurs og overtid.
– Men det har gått litt for langt. For mye tid forsvinner til fakturering og diskusjoner om priser. Jeg kunne tenke meg at handelen foregikk på et høyre nivå. Knut Leikvam på Bjerkvik tekniske verksted forteller at det er viktig å ha en pådriver for å bli mer effektiv.
– Det er ingen tvil om at vi har gjort mye rart opp gjennom årene.
FORFALL. Lastebiler i Forsvarets lager i Bjerkvik i Nordland er ubrukelige så lenge de ikke får vedlikehold.
KOMPETANSE FORSVINNER. På Bjerkvik tekniske verksted har ledelsen sluttet å tenke på at de må beholde kompetanse på vegne av Forsvaret. De har ikke lenger økonomi til det.
STILLSTAND. Norges største lager for forsvarsmateriell i Bjerkvik inneholder mye materiell som aldri vil bli brukt.
INGEN HAMMERSLAG. Nedgangen i markedet for vedlikehold på forsvarsmateriell blir til en viss grad erstattet med sivile jobber. Men Forsvarets verksteder passer seg for å gå sivile firmaer i næringen.
ENDELIG. Siden mai har tekniker Glenn Thomassen ikke hatt stort annet å gjøre enn å male og pusse opp verkstedet. Nå har han og kollegene endelig fått forsvarsmateriell inn i garasjen.
LEIER KOMPETANSE. KNM Alta har fått ødelagt et gir og er til reparasjon i tørrdokken på Haakonsvern orlogsstasjon. Kompetansen Flo mangler blir hentet inn gjennom sivile firma.
KREVER FORKLARING. Mekanikerne Ted Olsen (t.v) og Frode Arnesen i Flo merker at HS regjerer i Forsvaret. Blir jobben mer omfattende og regningen høyere enn antatt, krever kunden en forklaring.
DETTE ER HORISONTAL SAMHANDEL
- Horisontal samhandel (HS) er en form for internt marked. Ulike avdelinger i Forsvaret sender faktura til hverandre for tjenester.
- HS skal skape kostnadsbevissthet. Synliggjøring av kostnader er et viktig verktøy for å redusere forbruk og bruke ressursene riktig. Lederne skal bli bedre til å prioritere primæroppgavene til Forsvaret. Et viktig prinsipp i HS er samsvar mellom den som tar beslutninger og den som har økonomisk myndighet.
- Den største handelen i Forsvaret foregår mellom Flo og forsvarsgrenene, og mellom Forsvarsbygg og Forsvarets militære organisasjon (FMO).
- Den praktiske utførelsen av handelen varierer fra forsvarsgren til forsvarsgren. Hæren og Sjøforsvaret har valgt å ta deler av handelen ned til bataljonsnivå eller fartøynivå. Luftforsvaret mener de er best tjent med handel på et overordnet nivå.
- HS startet i bredt omfang i 2004 for størstedelen av FMO. Sjøforsvaret var tidlig ute og har erfaringer ti år tilbake i tid.
- Grunnlaget for HS ble lagt allerede i 1992 av tidligere forsvarsminister Johan Jørgen Holst (Ap) og tidligere forsvarssjef Torolf Rein.
- Forsvarssjefen har etablert en gruppe som utover høsten vil jobbe med å videreutvikle det interne markedet i Forsvaret.
Kilde: Forsvarsstaben
