Forsvarsforum

Hva er egentlig effektivisering?

Å bli mer effektiv handler om mer enn å redusere årsverk og kvadratmeter, skriver avdelingsdirektør Ivar Johan Knudsen.

Tips en venn6.2.2008Effektivisering er et mye brukt ord og begrep i
Forsvaret. Omstilling med delaktighet fra politikere, regjering,
byråkrater og den militære ledelse har i stort gått ut på å
kutte kostnader og få opp effektiviteten. Å bli mer effektiv –
eller kosteffektiv – handler om mer enn bare å se på reduksjon
av årsverk og kvadratmeter. Noen later fortsatt til å tro
det. Flo Tv er nærmest en rendyrket inntektsfinansiert virksomhet
og mottar bare bevilgninger til dekning av eiendom,
bygg og anlegg og pc-kostnader. Alle andre kostnader dekkes
gjennom arbeidsoppdrag. Erfaring fra sivil virksomhet, hvor
man har tenkt effektivitet i lang tid, har gjort at vi har satt
mye fokus på å bli mer effektive.
I vår avdeling har vi fokusert på reduksjon
av interne driftskostnader
samt å få mer produktiv tid ut av produksjonsmedarbeiderne.
I tillegg har
vi tenkt mer helhet for våre kunder i
forbindelse med større oppdrag. Vi
har stor tro på kvalitetssystemer, som
fører til at arbeidsoppgaver gjøres
godt nok første gang. Erfaringer fra
virksomheter i inn- og utland som
har innført kvalitetssystemer er udelt
positive. Noe å tenke på for resten av
Forsvaret? I Flo Tv har vi i flere år
brukt måle- og resultatindikatorer.
De har blant annet vist at Flo/tv i 2004 hadde 1030 årsverk
som leverte cirka 1200 timer hver. Tilsvarende tall for 2006
var 940 årsverk og 1410 timer. Det betyr at med cirka 10 prosent
færre medarbeidere produserte vi likevel 90 000 timer
mer. Omgjort i kroner betyr det en effektivitetsforbedring på
cirka 62 millioner kroner. Dette viser at vi er på rett vei.
Å lykkes med effektivisering handler om å endre holdninger,
om motivasjon og om presis styring fra ledelsen. Endrede holdninger
betyr som regel brudd med gamle tradisjoner og oppfatninger,
men det handler også om at kollegaer i andre virksomheter
– politikere og byråkrater som påvirker utviklingen i
Forsvaret – må forstå hva som skjer. Motivasjon handler om at
den enkelte må få et bevisst forhold til kostnader, og at alle må
forstå sammenhengen mellom inntekter og utgifter. Med mer
presis styring menes langsiktig planlegging, konkrete mål, bevisstgjøring
og realisme i budsjettering og gjennomføring. Det
er også viktig å kunne dokumentere forbedringer. Det gjøres
best når man har styringsverktøy som fungerer.

IVAR JOHAN KNUDSEN
AVDELINGSDIREKTØR
SJEF FOR FLO TUNGT VEDLIKEHOLD