De viktigste ressursene

OMSTILLING: – Vi skal bidra til å forbedre og modernisere prosessene for personellhånd­tering i Forsvaret, skriver oberst Sverre Olstad. Her utdannes mekanikere ved Luft­for­svarets befalsskole på Kjevik. Foto: ARNE FLAATEN

En fersk undersøkelse viser at Norges befolkning har et stadig mer positivt ­inntrykk av Forsvarets ­kompetanse og den jobben Forsvarets personell gjør. Samtidig er utfordringene mange med hensyn til å drive en moderne personellforvaltning i Forsvaret, og med fokus på nettopp de menneskelige ressursene tas det nå nye grep. For å skape et mer moderne forsvar ønsker ledelsen bedre styring av kompetansen og økt evne til å håndtere de menneskelige ressursene. Flere tiltak gjennomføres for å skape modernisering og utvikling. Prosjekt HRM i FIF (Human Resource Manage­ment i Forsvarets felles integrerte forvaltningssystem) er et av dem.

Jeg fikk ansvar for å lede dette prosjektet, og oppdraget er krystallklart. I gjennomføringsoppdraget fra Forsvarsdepartementet fra desember 2010 står det:
«Prosjekt HRM i FIF skal modernisere forvaltningen for Forsvarets HRM gjennom å bidra til å realisere Forsvarets ambisjon om en målrettet og styrt strategisk satsing innen kompetansestyring, samt bidra til at ambisjonen om et Felles integrert forvaltningssystem (FIF) realiseres. Gjennomføringen har sitt rasjonale i forbedret styring av personellressursene og rasjonalisering av personellforvaltningen i Forsvaret.»

I praksis betyr dette at vi er et omstillingsprosjekt. Prosjektet skal bidra til å forbedre og modernisere prosessene for personellhåndteringen i Forsvaret og anbefale organisasjonsendringer der hvor det er fornuftig. Rammen for Forsvarets fremtidige HR-organisasjon ble gitt av Personellavdelingen i Forsvarsstaben tidligere i vår. Den skal bestå av tre nivåer: et sentralt strategisk nivå, et sentralt tjenesteytende nivå med ett eller flere HR-sentre og et lokalt nivå som skal gi råd til de lokale sjefene.

Prosjektet inngår som en del av LOS-programmet i Forsvaret. Løsningene som blir utviklet gjennom programmet, er av avgjørende betydning for at Forsvaret skal nå sine målsettinger om en mer effektiv og fremtidsrettet forsvarsorganisasjon. Løsningene prosjektet skal innføre, vil være knyttet til et nytt IT-system basert på programvare fra det tyske firmaet SAP, nye arbeidsprosesser og forslag til ny organisering. Løsningene skal blant annet brukes for å nå Forsvarets mål om å rekruttere, beholde og utvikle medarbeiderne, samt bidra til den interneffektiviseringen i Forsvaret som FIF er en del av.  

Dette gjør at den enkelte ansatte i For­svaret blir berørt gjennom helt nye prosesser innen kompetansestyring og medarbeiderutvikling. I For­svaret stilles det høye krav til medarbeidernes kompetanse. Dette prosjektet skal innføre løsninger som bedrer mulighetene for planlegging og utvikling av denne kompetansen. Vi ser også for oss at ny funksjonalitet vil støtte andre funksjoner som tjenesteuttalelsesprosessene og løsninger som gjør det mulig å se sammenhengen mellom målstyring, medarbeiderutvikling og kompetansestyring på en helt annen måte enn det vi klarer i dag.

De nye prosessene som skal tas i bruk innen personellforvaltningen i Forsvaret, skal understøttes av standard funksjonalitet i SAP, løsningen som utgjør hoveddelen av Forsvarets FIF i dag. Prosjektet sitter nå ved tegnebrettet for å designe den nye løsningen, i god dialog med linjen. De største og viktigste fagmiljøene er representert med faste medarbeidere i prosjektet, og vi har allerede etablert kontakten med nøkkelpersoner blant dem som skal benytte løsningen når den er innført. Linjens fagressurser, som enkeltpersoner eller hele fagmiljøer, vil i løpet av høsten også bli involvert i utviklingen. Etter hvert som løsningen produseres er linjens bidrag til å teste både deler av og helheten i løsningen, i såkalte modul- og akseptansetester, også helt avgjørende. Dette arbeidet står på prosjektplanen for 2012.

Vårt oppdrag løses i nært samarbeid med Personellavdelingen i Forsvaret, som blant annet stiller med prosjektkoordinator. Koordinatoren skal sørge for at prosjektet leverer løsninger som tilfredsstiller kravene gitt i oppdraget. Samarbeidet skal også sikre at Forsvarets medarbeidere forberedes på endringer og omstilling. Opplæring i regi av prosjektet vil i hovedsak gjennomføres i 2013.

De nye prosessene og organiseringen er under utvikling og hvordan den endelige IT-løsningen vil bli er uklart, men det er allerede nå tydelig at alle i Forsvaret vil oppleve endringene som prosjektet fører med seg. Spesielt for de som jobber innen personellforvaltning vil endringene bli mange og spennende. Det skal blant annet innføres nye roller for å ivareta den helhetlige styringen av personellområdet. Eks­empler på dette kan være rollene «HR-leder», «HR-administrator» og «Rekrut­terer». Arbeidsoppgavene finnes kanskje allerede i dag og utføres av meget godt kvalifisert personell, men nye arbeidsprosesser vil gjelde i den nye løsningen. Prosjektet blir derfor tidvis møtt med skepsis, enten mot å erstatte eksisterende IT-system med SAP programvare eller ved at medarbeiderne ikke ser behovet for å endre etablerte arbeidsprosesser. Men det er et overordnet mål for Forsvaret å få på plass ett felles virksomhetsstyringssystem med SAP som programvare. Ettersom løsninger i SAP allerede er blitt tatt i bruk i stadig større deler av Forsvaret, er det nettopp blitt mer og mer tydelig at det er standardløsningene i SAP som er den rette veien å gå.

SAP legger stor vekt på å bygge opp teknologi omkring «beste praksis»-prosesser innen alle virksomhetsområder, inkludert HR-området. Ved å innføre SAP standardprosesser også innen HR vil Forsvaret kunne bli med på den utviklingen som skjer innenfor HR-området i samfunnet for øvrig. Nå har Forsvaret en unik mulighet. Vi håper medarbeiderne kan la seg begeistre av det spennende som skjer hva gjelder måten å håndtere våre viktigste ressurser på, slik som vi gjør. Så langt har prosjektet fått tilbakemeldinger på at mange gleder seg til å få all personellbehandlingen inn i ett og samme teknologiske verktøy.

Sverre Olstad

HRM i FIF: Nytt system skal gjøre det ­lettere å velge rett person til rett tid, skrev F i mars 2010. Faksimile: F3, 2010.