Fakturakontroll

Automatiserte brevåpnere og ansatte svevende over scannere har sitt svare strev med å dokumentere og validere papirflommen.

Evig strøm. Nesten 10 000 (!) konvolutter mottas hver eneste uke i Forsvarets «postkontor og betalingssentral» FRA. Forsvaret er avhengig av et velsmurt maskineri for å sikre at regningene betales i tide, og ifølge FRA har de god kontroll på posten som strømmer inn. 

Likevel er det fortsatt for mange som ikke vet hvordan de skal bestille varer i Forsvaret. Det skaper mye merarbeid for de drøyt 60 ansatte i Forsvarets regnskapsadministrasjon.  

– Vi er overbelastet fordi innkjøpsprosessen ikke følges. Vi avviksbehandler nærmere 60 prosent av alle fakturaene. Det er rundt 30 prosent for mye, sier sjef FRA, Ståle Eriksen. 

Skyllebøtte. Kommandørkapteinen understreker at ni av ti av alle regningene blir betalt i tide, det vil si innenfor inntil fem dagers slingringsmonn, og at de har opplevd en kraftig nedgang i inkassosaker de siste årene. Likevel er det tydelig at det har vært en påkjenning å jobbe i en avdeling som har fått brorparten av skylda for forfalte fakturaer i Forsvaret. 

– Du kan ikke peke på konsekvensen når et problem oppstår. Du må heller gjøre noe med årsaken, sier Eriksen. Han etterlyser bedre kunnskap om hvordan innkjøp i Forsvaret skal skje. 

– Hvis innkjøpsordrene er fylt ut på riktig måte og faktura stemmer, går behandlingen veldig kjapt, på­peker kontorsjef for Leverandør­regnskap i FRA, Øyvind Hannisdal. 

Trenden snudd. For to år siden hadde Forsvaret nærmere 15 000 forfalte fakturaer til en pris på nesten én milliard kroner. Årsaken var innføringen av felles forvaltningssystem, FIF 2.0, sommeren 2008. Det førte til en periode med tregere behandling av fakturaene med resultat at regninger hopet seg opp. Tidligere har også Forsvaret blitt kritisert av Riks­revisjonen for sviktende økonomistyring og leveranseevne med hensyn til behov. Men nå er økonomihjulene i Forsvaret bedre smurt, forsikrer Eriksen. 

Antall ubetalte fakturaer er bare en tidel av hva det var for to år siden. 

– Vi må ikke være så slemme med oss selv og si at alt var så mye bedre før – det stemmer rett og slett ikke. Vi har mye bedre økonomistyring enn vi hadde for ti år siden. 

Flere tiltak. Ifølge Kjetil Brekke i Forsvarets logistikkorganisajon (Flo) er det nå satt igang en rekke tiltak for å forhindre at fakturaer forfaller. Blant annet er det kursing av innkjøpere slik at de vet hvordan de skal bestille. Det handler om å lære seg brukerverktøyet og framgangsmåten for å kjøpe inn ­varer og tjenester, forklarer Brekke. 

– Det er et mål å profesjonalisere innkjøperne og samtidig redusere antallet som foretar noen få bestillinger i året. Det å anskaffe varer og tjenester er en komplisert prosess, og det er et stort problem at nesten alle innkjøpene starter feil, sier Brekke i Flo forsyning og driftsanskaffelser. 

Han forteller at det særlig er småinnkjøpene som skaper problemene.

– Store innkjøp som går til lager, er ikke problemet. Men når det kommer til de små innkjøpene, som involverer flere, for eksempel en bløtkake eller bestilling av enkelte tjenester, da går det galt. 

ØYVIND FØRLAND OLSEN ofo@fofo.no 

Foto: Tor Erik Mathiesen