Fra kaos til kontroll

HAR FÅTT ORDEN I PAPIRENE: – Med det nye regimet for kvalitetssikring og publisering skal du kunne stole på at det som står der er det som gjelder, sier jurist Thomas Fosse. Han har jobbet med regelverksutvikling siden oppstarten i 2003.

Alt er på data, selvfølgelig. Men det er ingen selvfølge at det var mulig å rydde opp i totalt 6460 regelverk, skille ut hva som er gyldig i dag og gjøre alt du trenger å vite så lett tilgjengelig at hvem som helst kan finne frem.
– Vi har nå gått fra kaos til kontroll og sitter igjen med 1300 gjeldende regelverk. Skjønt vi tar vare på alle som ikke er gyldige i dag, i en historisk database. Alt ligger tilgjengelig på intranett, forteller seniorrådgiver og jurist Bjørn Åge Østmo i Forsvarsstaben.
Han har ledet arbeidet med å gjøre den tilsynelatende kryptiske forkortelsen FOBID til et uunnværlig hjelpemiddel. «Forsvarets oversikt over bestemmelser, instrukser og direktiver» har fått et skikkelig løft.

Ny side. Klikk på «Regelverksportalen» på intranett i dag, og en helt ny verden åpner seg. Selve databasen har beholdt FOBID-navnet.
– Hvor stor er interessen for å finne frem i jungelen av lover og bestemmelser?
– I snitt i 2011 benyttet godt over 8000 forsvarsansatte seg av basen per måned. I år tror vi at antallet vil komme opp i 10 000 per måned.
– Hvilke regler og bestemmelser har flest «treff»?
– Tjenestereiser ligger på topp. Personalhåndboka, del B må sies å være en «bestselger». Ellers søkes det for eksempel i Arbeidsavtaler for militært ansatte og i Tillegg og godtgjøring for befal. Vi er stolte av at FOBID er en av de mest besøkte sidene på intranett, sier Østmo.
Seniorrådgiver og jurist Thomas Fosse er arkitekten bak publiseringsløsningen FOBID.
– Den store fordelen med det nye systemet er at nå finner du alt et sted. Nå fokuserer vi videre på effektiv styring og innholdet i regelverkene, sier Fosse.
– Har Forsvaret behov for alle reglene?
– Trolig ikke. Vi har iverksatt en tiltaksplan for å redusere, forenkle og harmonisere Forsvarets interne regler. Et regelverksforum er opprettet for å koordinere fagmiljøene, sier Fosse.

Lang historie. Etter den store oppryddingen, som for alvor startet i 2004, kan Regelverksenheten mest konsentrere seg om å få oppgradere best­emmelser, instrukser og direktiver fortløpende.
Historikken kan føres tilbake helt til 1600-tallet, ifølge Østmo. Utarbeidelse og distribusjon av regler i Forsvaret fungerte godt i mange år. Utfordringen kom for et titall år siden da antallet regelverk økte til over 6000 og det var utgitt
30 000 tekniske håndbøker. Det spilte også inn at en rekke fagmiljøer ble lagt ned under omstillinger på 1990-tallet, og den sentrale styringen uteble.
– Forsvarssjefen iverksatte derfor to tiltak for åtte år siden. En søkbar database for regelverk og et regime for kvalitetssikring av innhold og regelstyring, forteller seniorrådgiver Østmo.
– Dette er vi i mål med nå.

Lønnsomt. Østmo sier at regelverkoppryddingen også har økonomisk betydning.
– I fremtiden vil vi forhåpentligvis unngå såkalt foretaksstraff.  Forsvaret har de siste årene betalt mer enn 15 millioner kroner som straff for å ha motstridende regler som har medvirket til alvorlige ulykker og dødsfall.
Systemet var tidligere svært tungvint. Ring­permene i hyllene var som regel ikke ajour. Det som het Kunngjøring til Forsvaret, distribuerte informasjon om regelverk tolv ganger i året i 5000 papireksemplarer. Dette systemet opphørte i 1999.

Lett tilgjengelig. Bjørn Åge Østmo forteller at arbeidet med å etablere seg på intranett er blitt inspirert av søkemotorer som Google og Lovdata, men løsningen er spesialtilpasset Forsvarets behov.
– Fremtiden ligger i å utnytte mulighetene i teknologien. Tenk deg å kunne stå ute i felt, søke opp regelverket på telefon, få forklaringer til reglene ved hjelp av videoforbindelse eller få svar fra fagansvarlig gjennom et chat-spørsmål. Jo, vi er vi inne i en ny tid, slår Østmo fast.

JAHN RØNNE
Illustrasjon: ARNE FLAATEN

Forsvarets oversikt over bestemmelser, instrukser og direktiver (FOBID)

■  Regelverksenheten i Forsvarsstaben består av en leder, juridisk enhet med tre jurister, en publiseringsenhet med to operatører og en blankettansvarlig.
■  Hovedoppgavene er rådgivning til avdelinger som
utarbeider regelverk og forbedring av regelverk som styringsinstrument. I tillegg er enheten ansvarlig for å publisere dokumentene.
■  Forsvarets oversikt over bestemmelser, instrukser og direktiver er en database med nærmere 7000 dokumenter. 3000 er gjeldende. Inneholder blant annet 1100 avtaler, 1500 blanketter og over 4000 regelverk og andre styrende dokumenter.